Sähköä ilmassa | Tampereen hiippakunta

Sähköä ilmassa


Kirkon palvelukeskuksen myötä sähköinen työympäristö tulee vääjäämättä tutuksi jokaiselle seurakunnan työntekijälle. Yhteishankkeen alkutaival on ajoittain kangerrellut, systeemin ohella tunnelma ruohonjuuritasolla on sähköistynyt.

Kipan johtaja Seija Mäenpää on kuitenkin luottavainen. Kokonaiskirkon kannalta palvelukeskus on hänen mielestään investointi tulevaisuuteen. Vastaavat ratkaisut ovat yrityksissä, kunnilla ja valtiolla jo arkea.

– Kirkko seuraa perässä. Ei näitä tehtäisi, ellei niistä olisi hyötyä. Suunta on selvä.

Mäenpää oli aikanaan perustamassa Oulun kaupungin palvelukeskusta, joten työ on tuttua. Kipan volyymit tuntuvat sopivan kokoisilta.

– Pystymme toimimaan ketterästi, kevyellä organisaatiolla. Olemme kirkon sisäinen toimija, olemme olemassa seurakuntia varten, ja teemme työtä sydämellä.

Turha pelätä mörköä!

Seurakuntien, tuomiokapitulien ja kirkon keskusrahaston kirjanpidosta ja palkkalaskennasta vastaava valtakunnallinen yksikkö on käynnistysvaiheessa saanut paljon kritiikkiä. Muutamat isot seurakuntayhtymät ovat halunneet myöhäistää mukaan tuloaan, joillekin työntekijöille Kipasta on tullut lähes kirosana.

Akaan seurakunnan talouspäällikkö Arja Tarela tunnistaa etukäteispelot, mutta tuntee myös todellisuuden. Akaan taloushallintoa on hoidettu Oulussa pääpaikkaansa pitävässä palvelukeskuksessa tammikuusta 2013.

– Kun systeemiin pääsee sisään, ei se ole ollenkaan sellainen mörkö kuin monet luulevat, Tarela vakuuttaa.

Lähes puolet seurakuntatalouksista on nyt palvelukeskuksen asiakkaana tai valmistautuu siirtymiseen, lain mukaan takaraja on 2017.

– Haluamme tehdä työtä niin, etteivät asiakkaat tuntisi liittymistä pakoksi. Tavoite on kuitenkin yhteinen, Mäenpää painottaa.

Vuorovaikutuksen voimaa

Palvelukeskuksen vetäjää kritiikki ei ole yllättänyt, samanlaista muutosvastarintaa on ollut muuallakin, niin kunnissa kuin yrityksissä.

– Yksittäinen työntekijä arvioi asiaa omasta näkökulmastaan: mitä muutos merkitsee minulle ja omaan työhöni? Kipassa katsotaan kuitenkin suurta kokonaisuutta, koko kirkkoa. Tarkoitus on saada hallinto tehokkaaksi, jotta verotulojen pienetessä tulevaisuudessa rahaa jää ydintoimintaan, hengelliseen puoleen, Mäenpää perustelee.

– Ymmärrän pelkoja, ihmisillä on oikeus reagoida. Rakentavasta kritiikistä on hyötyä, koska se auttaa suuntaamaan yhdessä eteenpäin. Siksi kuuntelemme tarkalla korvalla arvostelua.

Palautteen ansiosta parhaillaan käynnistellään uudenlaisia johdon foorumeita seurakunnissa, jotka liittyvät Kipaan 2015. Näihin keskusteluihin otetaan kirkkoherrat mukaan. Seija Mäenpää on huomannut, että kun asioista on asiakkaiden kanssa avoimesti puhuttu ja ongelmakohtia käyty läpi, yleensä on myös lähennytty. Vääriä tietoja ja huhuja on päästy oikaisemaan ja epäluuloja hälventämään.

– Vuorovaikutus on äärettömän tärkeää. Jokaisen asiakkaan ja käyttäjän kanssa ei valitettavasti pysty kasvotusten keskustelemaan, koska meillä on alueena koko Suomi.

Miljoonasäästöjä?

Kipan kanssa osin päällekkäin on edennyt yhteinen jäsentietojärjestelmä Kirjuri. Täysin kivutta eivät senkään alkumetrit ole sujuneet.

Kun kaikkien seurakuntien jäsentiedot ovat samassa tietokannassa, seurakuntalaiset saavat esimerkiksi perunkirjoitusta varten tiedot yhdellä todistuksella ja avioliiton esteiden tutkinnan voi aloittaa missä tahansa seurakunnassa. Kirjurin kautta kyetään käyttämään myös digitoituja vanhoja kirkonkirjoja ja perhelehtiä.

Kehitys- ja käyttöönottovaiheen päätyttyä jäsentietojärjestelmällä arvioidaan saavutettavan kolmen miljoonan euron vuosisäästöt, palvelukeskuksen lasketaan tuottavan seitsemän miljoonan euron säästöt.

Teknisesti Kipa ja Kirjuri poikkeavat lähtökohdiltaan toisistaan, sillä jäsentietojärjestelmä on varta vasten kirkolle suunniteltu ja luotu.

– Kipa sen sijaan käyttää valmisohjelmia, joten järjestelmä ei ole keskeneräinen. Palvelua kehitetään ja hiotaan erilaisten ja erikokoisten seurakuntien tarpeisiin, Mäenpää selittää.

Yhden riemu, toisen kauhu

Kirkon työntekijöistä osa käyttää tottuneesti tietokonetta lähes kaikkeen, toiset eivät nimeksikään. Kipan myötä jokaisen pitää opetella ja omaksua omatoimisuutta. Uuden oppimiseen kuluu aikaa, yhdeltä enemmän, toiselta vähemmän. Seija Mäenpään mielestä opettelun voi pakon sijasta nähdä kädenojennuksena työnantajalta:

– Yhteiskunnassa yhä useampi asia tapahtuu sähköisesti. Tietoteknisten taitojen on nykyään oltava hallussa.

Esimerkiksi pankkimaailma on vuosikymmenessä mullistunut täysin. Nyt tekemisen ympäristö on kirkossa monella tapaa muuttumassa, ja osaltaan Kipa valmentaa työntekijöitä verkkotyöskentelyyn, joka on seurakunnan tulevaisuutta, kun etäisyydet kasvavat ja paikallisuus hallinnossa asteittain vähenee.

Kipalaiset ovat kirkolliskokousta myöten käyneet esittelemässä esimerkiksi matkalaskujen tekoa kädestä pitäen. Tampereen hiippakunnan väkeä perehdytettiin Hollolassa.

– Yksi riemuitsee, että mahtavaa kun saa tehdä asioita uudella tavalla, toinen kokee saman hirveäksi ongelmaksi. Suhtautuminen vaihtelee hurjasti. Seurakuntien ja niiden työntekijöiden erilaisuus täytyy ottaa huomioon. Pitää osata kannustaa ja motivoida, käskemällä mikään ei onnistu.

Monet työtehtävät, jotka tähän asti on mielletty lähinnä taloustoimistolle kuuluviksi, koskettavat vastedes jokaista. Siksi koko joukkoa kirkkoherrasta haudankaivajaan on koulutettava.

– Esimerkiksi sairauslomatodistus pitää kirjata järjestelmään, samoin kulupuolen jutut, kilometrikorvaukset ja vastaavat. Seurakunta organisoi itse, miten muutos paikallisesti toteutetaan. Viedäänkö uudet käytännöt kertarysäyksellä käyttöön kaikille vai niin, että taloustoimisto ottaa ensin osaamisen haltuun ja siitä edetään yksiköittäin tai vaiheittain. Seurakunnan johdon on mietittävä, mikä malli sopii juuri meidän työyhteisöllemme.

Pieniä ja isoja

Kun seurakunta aloittaa Kipan asiakkaana, arki tasoittuu Mäenpään arvion mukaan vuodessa, kahdessa.

– Siirtymäkausi on kuitenkin pitkä, ja joka seurakuntataloudella menee totutteluun oma aikansa. Uskon, että viimeistään 2018 palvelukeskus alkaa olla koko kirkossa tavallinen ja tuttu juttu.

Samaan aikaan on edessä seurakuntien rakennemuutos, jonka kaikkia vaikutuksia on vielä mahdoton arvioida.

– Jotkut seurakunnat ovat jo lähteneet Kipan näkökulmasta miettimään taloushallinnon prosessejaan. Meidän kannaltamme on hyvä, kun asiakkaaksi tulee isompia yksiköitä, pienet ovat niin paljon haavoittuvampia.

Kipan tuottamat talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut tuovat Mäenpään mielestä pienille seurakunnilla laatua, koska ne eivät pystyisi itse koskaan hankkimaan kalliita sähköisiä järjestelmiä. Säästöjä taas syntynee eniten keskisuurissa ja suurissa seurakunnissa.

Hyppy tuntemattomaan

Alle 14 000 jäsenen Akaa liittyi Kipaan ensimmäisten joukossa, aiemmin mukana oli ollut vasta pilottiseurakuntia. Kaikki oli kaikille uutta, myös henkilökunta Oulussa. Tekniikkakin takkuili. Edeltävänä syksynä talouspäällikkö Arja Tarela kävi neljästi Oulussa, ja sai pintapuolisen vilahduksen, mitä tuleman pitää.

– Käytännössä ohjelmia ei pystynyt opettelemaan. Loppuvuosi on muutenkin seurakunnassa kiireistä aikaa, enkä ehtinyt yhtään käydä testikantoja läpi. Tammikuussa seisoimme sitten laiturilla ja hyppäsimme kylmään veteen. Tuotanto piti vain aloittaa.

Alkoi kiivas kouluttautuminen, livemeetingejä Oulun suuntaan oli miltei päivittäin. Ryminällä tuli valtavasti tietoa, omaksumiskyky oli lujilla. Talouspäällikkö itse opetteli ensin ja opetti sitten muut. Tarela pitää Kipaa valtavana loikkana, kaikki entinen jää taakse.

– Ymmärrän, kuinka vaikeaa opettelu on sellaiselle, joka ei ole tottunut käyttämään tietokonetta.

Akaassa oli jo aiemmin käytössä sähköinen osto- ja matkalaskuohjelma, mutta Kipassa nekin hoituvat eri tavalla.

– Alkuun oli paljon teknisiä ongelmia. Tampereen IT-alueen ammattitaitoinen väki auttoi kiitettävästi ongelmien ratkaisussa. Koko ensimmäinen vuosi oli oppimista yrityksen ja erehdyksen kautta. Nyt helpottaa ja kokonaisuus alkaa hahmottua.

Nykyvaihetta kuvaa oivasti seurakunnan yli 60-vuotiaan kirjanpitäjän tuore kommentti: ”tällä ohjelmalla on oikeastaan kiva tehdä töitä, ja tuntuu hienolta kun vielä tässä iässä oppii uutta”.

Talouspäällikkö Tarela uskoo palvelukeskuksenkin päässeen joistakin lastentaudeistaan.

– Oulussa osataan tehdä monia asioita paremmin kuin vuosi sitten. Siellä otetaan myös hyvin vastaan käyttäjiltä tulevaa palautetta ja vinkkejä. Luulen että nyt liittyvillä on helpompaa kuin meillä oli aikanaan.

Suuriin säästöihin tai henkilökunnan tarpeen vähenemiseen Tarela ei usko, ei ainakaan alle 20 000 jäsenen seurakunnissa. Isompia yksiköitä Kipa palvelee hänen mielestään paremmin.

– Jo silloin kun puhuttiin Kipan suunnitteluvaiheessa HeTa-projektista, pidin ideaa tosi hyvänä, mutta epäilin, ettei kirkon henkilökunta ole siihen vielä valmis. Etenkin hengellisen työn puolella muutos on vaikea, tukipalveluissa palvelukeskuksen käyttöönotto sujuu helpommin.

Yhteistä oppimista

Tulokkaita Arja Tarela neuvoo varautumaan siihen, että ensimmäisenä vuonna työtä on rutkasti. Siirtymävaiheessa seurakunta voi hakea tukea lisähenkilökunnan palkkaamiseen, ja tätä mahdollisuutta kannattaa hyödyntää. Myös asenteita olisi hyvä muokata suopeiksi muutokselle.

Nimetyt yhdyshenkilöt hoitavat seurakunnista kaiken yhteydenpidon Oulun palvelukeskukseen, yksittäiset työntekijät eivät ole sinne suoraan yhteydessä.

– Tämäkin kuormittaa alkuvaiheessa, jolloin ongelmia ilmenee ja ennen kuin käyttöoikeuksien siirto toimii kunnolla.

Tarela kiittelee verkkoon ladattuja opetusvideoita, joita jokainen työntekijä voi omalta koneeltaan katsoa. Niistä on ollut usein apua.

Miten sähköiset toimintatavat ovat vaikuttaneet yhteiseen tekemiseen ja oppimiseen seurakunnissa?

– Joissakin paikoissa Kipasta tulee kuin yhteinen vihollinen, joka päätetään yhteisvoimin selättää. Ihmiset ovat kuitenkin erilaisia. Toiset suhtautuvat kaikkeen uuteen myönteisesti ja oppivat helposti. Joillekin on luonteenomaista vastustaa jokaista muutosta. He keskittyvät kritisointiin ja vetävät siihen joukkoja mukaan.

Arja Tarela itse suuntaa eteenpäin sillä mielellä, että työelämä on hamaan eläkeikään saakka jatkuvaa muutosta.

TEKSTI: PIRJO SILVERI



Tilaa uutiskirje tai päätökset

Tilaa päätökset tai uutiskirje suoraan sähköpostiisi.


Evankelis-luterilainen kirkko
Sakasti kirkon työntekijöille
Kirkon koulutuskalenteri
Kirkko Facebookissa
Kirjaudu sisään
Hiippakunnan yhteystiedot
Hiippakunnan koulutuskalenteri
Lomakkeita, ohjeita ja materiaaleja
Ohjeet pappisvihkimyksen hakemisesta
Työnohjaus
Piispantarkastukset
Uusille työntekijöille
Tuomiokapitulin päätökset
Uutisia hiippakunnasta
Kehityskeskustelualusta
Avoimet työpaikat
Arkisto
Lähetä palautetta
Tampereen hiippakunta | Eteläpuisto 2c, 33200 Tampere | email: tampere.tuomiokapituli@evl.fi
Sivujen toteutus: Tampereen hiippakunta