Tietosuojaseloste: Domus

Rekisterinpitäjä
Tampereen hiippakunnan tuomiokapituli, tampere.tuomiokapituli@evl.fi

Yhteyshenkilö
Hannu Laukkonen, puh. 0400 926 730, hannu.laukkonen@evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Kirkon keskusrahaston tietosuojavastaava, tietosuojavastaava.kkr@evl.fi

Rekisterin nimi
Domus-asianhallinta

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Domus-asianhallintajärjestelmä on perustettu Tampereen hiippakunnan tuomiokapitulin asiakirjallisen tiedon sähköiseksi arkistoksi asiakirjojen saatavuuden ja löydettävyyden varmistamiseksi,  käsiteltäväksi tulevien asioiden rekisteröintiä, seurantaa ja käsittelyä varten, kokous- ja viranhaltijapäätösasiakirjojen käsittelyprosessin tallentamiseksi sekä toimielinten asiakirjojen tallennukseen.
– Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 18 §
– Asetus viranomaisten toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta   (1030/1999) 6 §

Rekisterin tietosisältö
Tiedot ovat osaksi henkilötietoja, osaksi muita tietoja.
Asian rekisteröinnin tiedot:
– asian vireille saattaja (joka voi olla myös luonnollinen henkilö)
– asiakirjan saapumispäivä / laatimispäivä
– asian sisältö ja laatu
– suoritetut välitoimenpiteet; selvitys –ja lausuntopyynnöt yms.
– mahdollinen tiedotustapa (pääosin sähköpostitse / Domus-järjestelmän sisällä)
– lopputoimenpidemerkinnät; asian ratkaiseminen

Asiat ja niiden sisältämät asiakirjat on jaettu julkisiin, sisäisiin, osittain salaisiin ja salaisiin.

Käyttäjäloki:
– tiedot järjestelmän asiakirjojen selaamisesta/käytöstä kirjautuvat lokirekisteriin, jonka tiedot ovat näkyvissä järjestelmänvalvojalle

Tietolähteet
Organisaation omassa toiminnassa syntyvät tai tiedoksi tulevat/vireille saatettavat asiat, joiden tuottajia ovat:
– asianosaiset
– seurakuntien ja kirkon keskushallinnon toimielimet
– lausunnonantajat (mm. asiantuntijalausuntojen antajat)

Tietojen luovutukset
Julkisuuslain (21.5.1999/621  Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta) tarkoittamia julkisia asiakirjoja voidaan luovuttaa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Marraskuusta 2016 alkaen manuaalista aineistoa ei muodostu. Aiempi manuaalinen aineisto sijaitsee lukitussa arkistotilassa.

Asianhallintajärjestelmään pääsy on rajoitettu ja se on suojattu käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttöoikeuksia ja -tasoja myönnetään henkilöstölle tarpeen mukaan käyttöoikeusryhmien ja asia- ja asiakirjakohtaisin rajoituksin.

Järjestelmän tiedot on suojattu tietoturvallisuudesta huolehtien lainsäädännössä edellytetyllä tavalla.

Henkilötietojen säilytysaika
Asianhallinnassa tietoja säilytetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti joko tietyn määräajan tai pysyvästi.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on
– oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa erikseen säädetty poikkeusta
– oikeus saada pääsy tietoihin
– oikeus oikaista tietoja
– oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
– henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoittamista koskeva ilmoitusvelvollisuus
– oikeus vastustaa tietojen käsittelyä
– oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi